REUNIONES - EL VERDADERO RAYOS X DE UNA ORGANIZACION

La forma de realizar las reuniones de una organización es un buen sensor de la productividad de una compañía. 

Es un claro ejemplo de como se utiliza el tiempo, es decir , el dinero invertido en la organización y el primer recurso para conseguir las metas de la organización.

Recordar el tiempo es el primer recurso tangible de toda organización, el que va directo a la cuenta de resultados en su aparado de gastos. ¿Cómo lo utilizamos en las reuniones?

¿Cuantas reuniones son validas?. ¿Generan los trabajos necesarios para sacar adelante los ingresos necesarios?. ¿Cuantas son productivas?. ¿ Cuantos debates acaban en algo especifico y tangible a hacer? ¿ A generar valor?.

Muchas veces nuestros condicionamientos nos llevan a DEBATIR en vez de HACER.  Y muchas veces DEBATIR sin ningún dato especifico , sin ninguna razón objetiva , sino con una proyección de nuestros miedos

1 Prepara la reunión previamente 
            (PROACTIVIDAD)

• Define específicamente la meta de esa reunión. Al final de la reunión la podrás valorar si lo has conseguido. Si no lo defines no lo conseguirás.
• Si lo sabes puedes ser  proactivo en conseguirlo, y lo puedes comunicar.
• Define y cuestionate los participantes. ¿Pueden aportar?
• Define los puntos  tratar. Especifica cada punto lo más detallado posible. Ello permitirá que la gente pueda preparar su aportación
• Consulta con los participantes si tienen temas previos a plantear relacionados con el objetivo de la reunión.
• Familiarizate con los puntos del orden del día para conducir adecuadamente el debate.

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2. Desarrollo de la reunión
              (ESPECIFICO/TANGIBLE/METAS/MEDIR) 

• Marca con claridad la hora de inicio y de finalización. Se proactivo en manejar los debates en los tiempos establecidos para completar el orden del día. La practica activa de este punto hace a la gente  enfocar más su exposición.
• No permitas debates fuera del orden día. Dirìgelo al punto final y plantea otros foros o tiempos de debate. Sino lo haces te faltará tiempo para los puntos del orden del día, generando un sentimiento de improductiva alrededor de la reunión.
• Permite a todo el mundo dar opinión, para ello han ido a la reunión.No permitas los ataques personales.
• Lidera el resultado de la reunión con acciones y conclusiones especificas. No permitas puntos genéricos que dejen opción a la duda o la in-definición.
• Cierra la reunión con tangibilización de lo logrado. La gente debe de salir motivada para llevar a tangible las acciones y las decisiones.

2. Si es un comité con reuniones periódicas
         ( MEJORA / PROTEGE )

• Utiliza un formato 2.0 de acta , y compártelo
• Define la meta SMART de ese comité, y sus indicadores.
• Define un odd especifico que te permita seguirlo en todas las reuniones.
• Lleva registro de las decisiones adoptadas, y acciones. 
• Las acciones deben de tener responsables y fechas. Los responsables deben de estar en la reunión, y deben de liderar la ejecución de la acción
• El odd debe de llevar un punto especifico de  revisión de acciones .
• Las acciones deben de ser posible realizarlas entre reunión y reunión. Si es mayor la acción es demasiado genérica. Los avances deben de ser visibles , sino el no cumplimiento será visible al finalizar la fecha limite. Reactivo¡¡¡. 
• Semana a semana cuestionate y plantea mejoras al funcionamiento del comité.